जैसे-जैसे एसईओ अधिक सहयोगी और डेटा-संचालित होता जा रहा है, अधिक टीमें दूर से काम कर रही हैं – कभी पसंद से, कभी आवश्यकता से। लेकिन SEO को दूरस्थ रूप से प्रबंधित करने की अपनी चुनौतियाँ होती हैं।
पूरी तरह से दूरस्थ एसईओ टीमों का नेतृत्व करने के आठ वर्षों के आधार पर, दीर्घकालिक सफलता के लिए सही तरीके से प्राप्त करने के लिए आपके वर्कफ़्लो, सेटअप और रणनीति के 10 प्रमुख पहलू यहां दिए गए हैं।
1. संस्कृति
सबसे पहले, विचार करें कि क्या आप केवल एक दूरस्थ टीम या पूरी तरह से दूरस्थ कंपनी के साथ काम कर रहे हैं।
एक एसईओ परामर्श फर्म आसानी से पूरी तरह से दूर जाने का निर्णय ले सकती है। लेकिन यदि आप किसी बड़ी कंपनी के लिए काम करने वाली इन-हाउस एसईओ टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, तो आपके पास वह विकल्प नहीं हो सकता है।
दूसरा, इस बात पर विचार करें कि क्या आपकी टीम संस्कृति रिमोट-फर्स्ट बनाम रिमोट-फ्रेंडली है।
रिमोट-फर्स्ट का मतलब यह मानना है कि काम वस्तुतः होगा। नेताओं को भरोसा करने की ज़रूरत है – या सबूत देखने की – कि लोग काम पूरा करेंगे, तब भी जब वे काम होते हुए नहीं देख सकते।
रिमोट-फ्रेंडली का मतलब है कि चीजों का रिमोट होना ठीक है, लेकिन कुछ घटनाओं या निर्णयों के लिए अभी भी व्यक्तिगत बातचीत की आवश्यकता हो सकती है।
उस अंतर को बनाने के बारे में विचारशील रहें, और आप अभी भी दूरदराज के लोगों के लिए एक अच्छी संस्कृति बना सकते हैं।
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2. नियुक्ति
नौकरी विवरण में और साक्षात्कार प्रक्रिया के दौरान अपनी दूरस्थ कार्य नीति पर पहले से चर्चा करें। यह स्पष्ट करें कि आप कहां से काम कर सकते हैं, आपकी टीम कहां है और रोजमर्रा के काम के लिए इसका क्या मतलब है।
उदाहरण के लिए, आप संभावित कर्मचारियों को बता सकते हैं कि उन्हें पहले स्वयं उत्तर खोजने में सक्रिय होने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन उन्हें आश्वस्त करें कि आपके पास मदद मांगने के लिए अच्छे दस्तावेज़ और सहायक चैनल हैं।
इस बारे में प्रश्न पूछें कि उन्होंने अतीत में दूरस्थ कार्य को कैसे संभाला है। बस यह मत मान लें कि वे जानते हैं कि यह कैसे करना है।
- क्या आपने पहले दूरस्थ रूप से/पूर्णतः दूरस्थ कंपनी के लिए काम किया है?
- यदि नहीं, तो आप किन चुनौतियों का अनुमान लगाते हैं और आप उनसे कैसे निपटेंगे?
- आपका कार्य कार्यालय सेटअप कैसा दिखता है?
- आप कौन से घंटे सबसे अच्छा काम करते हैं?
- आपकी इंटरनेट स्पीड क्या है? क्या आपके पास आमतौर पर विश्वसनीय इंटरनेट है? क्या आप वीडियो कॉल लेने में सक्षम हैं?
3. प्रशिक्षण
प्रशिक्षण और ऑनबोर्डिंग को दूरस्थ कार्य के लिए स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित करनी चाहिए।
पहला दिन किसी कार्यालय में जाने से भी कठिन हो सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारियों के पास लॉग इन करने के लिए आवश्यक सभी चीज़ें हों – और यदि वे ईमेल या स्लैक/टीम्स तक नहीं पहुंच पाते हैं तो एक बैकअप संपर्क भी हो।
पहले सप्ताह से लेकर 90 दिनों तक के कार्यों और लक्ष्यों की एक चेकलिस्ट बनाएं, जिसमें यह नोट किया जाए कि किसके साथ काम करना है और कब चेक इन करना है।
वे पहले से क्या जानते हैं और उन्हें क्या सीखने की जरूरत है, उसके आधार पर मिलकर योजना बनाएं और समझाएं कि आप उनसे ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के अंत तक क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं।
अद्यतन प्रशिक्षण वीडियो और पठन सामग्री उपलब्ध रखें ताकि नए कर्मचारी निरंतर निरीक्षण की आवश्यकता के बिना स्वतंत्र रूप से सीख सकें।
यदि आपके पास एक कार्यालय है, तो नए कर्मचारियों को शीघ्र ऑनबोर्डिंग के लिए आमंत्रित करने पर विचार करें, खासकर जब एक साथ कई लोगों को काम पर रखना हो।
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4. उम्मीदें
उपलब्धता के बारे में पहले से ही अपेक्षाएँ निर्धारित करें, जैसे ईमेल बनाम स्लैक या टीमों के लिए प्रतिक्रिया समय।
उदाहरण के लिए, आप एक नियम निर्धारित कर सकते हैं कि संदेशों का उत्तर एक दिन के भीतर और ईमेल का उत्तर एक कार्य सप्ताह के भीतर दिया जाना चाहिए।
जब भी संभव हो, एकबारगी सीधे संदेश भेजने के बजाय समूह चैनलों या थ्रेड्स में बातचीत जारी रखने को प्रोत्साहित करें।
यह चर्चाओं को व्यवस्थित रखता है और यह सुनिश्चित करता है कि जानकारी प्रसारित करने में समय बर्बाद करने के बजाय सभी को जानकारी मिलती रहे।
प्रत्येक व्यक्ति का समय क्षेत्र ईमेल हस्ताक्षर और मैसेजिंग टूल में दिखाई देना चाहिए, खासकर यदि आपकी टीम कई क्षेत्रों या देशों में फैली हुई है।
समय क्षेत्रों में कुछ ओवरलैप के साथ मानक मुख्य कार्य घंटे स्थापित करें।
स्पष्ट करें कि क्या लोग अपने सबसे उत्पादक घंटों के दौरान काम कर सकते हैं और व्यक्तिगत प्रतिबद्धताओं, जैसे स्कूल पिकअप या नियुक्तियों के लिए दूर जा सकते हैं।
सीमाएँ भी उतनी ही महत्वपूर्ण हैं। यह स्पष्ट करें कि क्या स्वीकार्य नहीं है – जैसे बिना सूचना के लंबे समय तक ऑफ़लाइन रहना।
आप एक नियम निर्धारित कर सकते हैं कि टीम के सदस्य यदि 30 मिनट से अधिक समय के लिए बाहर रहेंगे तो उनकी स्थिति को “दूर” पर अपडेट करें।
अंत में, उदाहरण के द्वारा नेतृत्व करें। उन्हीं नियमों का पालन करें जो आपने टीम के लिए निर्धारित किए हैं।
आराम और पारदर्शिता को सामान्य करने के लिए लोगों को बताएं कि आप बीमार होने के दिन कब ले रहे हैं।
अधिकांश टीम के लॉग ऑफ हो जाने के बाद, संदेशों को शाम 7 बजे के बजाय अगली सुबह भेजने का समय निर्धारित करें।
5. दस्तावेज़ीकरण
जब आप प्रश्न लेकर किसी के पास नहीं जा सकते तो अच्छा दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है। इसे अद्यतित रखने की स्पष्ट प्रक्रिया के साथ इसे ढूंढना और खोजना आसान होना चाहिए।
दस्तावेज़ीकरण बनाए रखना सभी की ज़िम्मेदारी बनाएं। आप नहीं चाहते कि लोग संपादन या योगदान करने से डरें। उन्हें बताएं कि संस्करण इतिहास का उपयोग कैसे करें ताकि वे समझें कि गलतियों को पूर्ववत किया जा सकता है और सहयोग सुरक्षित है।
मीटिंग में दस्तावेज़ीकरण लिंक और फ़ोल्डर्स का संदर्भ लें या उन्हें चैनलों पर पिन करें ताकि वे दिमाग में सबसे ऊपर रहें और उन तक पहुंच आसान हो।
यदि आप अनिश्चित हैं कि कहां से शुरू करें, तो एक सरल सूची से शुरू करें कि कौन किसके लिए जिम्मेदार है और विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए किससे संपर्क करना है। आप टीम चैनलों से अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों को इकट्ठा करने और उन्हें समस्या निवारण या एफएक्यू गाइड में बदलने के लिए चैटजीपीटी जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
दस्तावेज़ीकरण कई रूप ले सकता है और इसे जटिल होने की आवश्यकता नहीं है। अगली बार जब आप किसी को प्रशिक्षित करें तो अपनी प्रक्रिया रिकॉर्ड करें, या अपने व्यक्तिगत नोट्स को एक साझा दस्तावेज़ में कॉपी करें और ऑनबोर्डिंग के दौरान प्रश्न या स्पष्टीकरण जोड़ने के लिए नए कर्मचारी से पूछें।
दस्तावेज़ीकरण के लायक कुछ प्रमुख क्षेत्रों में शामिल हैं:
- सीएमएस, वीपीएन और अन्य टूल के लिए लॉगिन और एक्सेस।
- सामग्री, ड्राफ्ट और संपादकीय वर्कफ़्लो।
- फ़ॉर्मेटिंग दिशानिर्देश, शॉर्टकोड और यूएक्स मानक।
- उपकरण और डेटा स्रोत.
- एसईओ, डिज़ाइन और विकास प्राथमिकताएँ।
- टीम की सर्वोत्तम प्रथाएँ।
- उद्योग और ग्राहक या भागीदार की जानकारी।
- लक्ष्य, ओकेआर, और विचार ट्रैकिंग।
- परीक्षण और प्रयोग प्रक्रियाएँ.
- मीडिया, ग्राफिक्स और वीडियो दिशानिर्देश।
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न्यूज़लेटर खोज प्राप्त करें जिस पर विपणक भरोसा करते हैं।
उपकरण चुनते समय संगति महत्वपूर्ण है। जल्दी निर्णय लें – Microsoft या Google, Slack या Teams – और हर चीज़ के लिए एक पारिस्थितिकी तंत्र पर टिके रहें।
फिग्मा और स्लैक कैनवस एसिंक्रोनस फीडबैक के लिए बेहतरीन विकल्प हैं।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति के पास परीक्षण के लिए कम से कम दो ब्राउज़र हों। यह देखने के लिए Google Analytics का उपयोग करें कि आपके उपयोगकर्ता किन ब्राउज़रों पर सबसे अधिक भरोसा करते हैं, आमतौर पर Chrome या Safari, और सुनिश्चित करें कि आपकी टीम कम से कम उन तक पहुंच सके।
हर किसी को यह समझना चाहिए कि वीपीएन और विज्ञापन अवरोधक ट्रैकिंग, कैशिंग, समस्या निवारण या जियोआईपी सेटिंग्स को कैसे प्रभावित कर सकते हैं।
अपनी टीम को प्रत्येक टूल के लिए सबसे उपयोगी सुविधाएँ सिखाएँ। उदाहरण के लिए, स्लैक में, “मुझे बाद में याद दिलाएं”, वोटिंग और शेड्यूल किए गए प्रेषण से लोगों को संचार का ट्रैक खोए बिना ध्यान केंद्रित रहने में मदद मिलती है।
यदि कोई नए टूल के साथ संघर्ष कर रहा है, तो जब संभव हो तो इसे निजी तौर पर संबोधित करें – जब तक कि यह कोई त्वरित या अत्यावश्यक मामला न हो, जैसे किसी को पृष्ठभूमि शोर को म्यूट करने के लिए कहना।
आपको उन्हें यह भी दिखाने की आवश्यकता हो सकती है कि यदि काम के घंटों के दौरान इंटरनेट बंद हो जाए तो अपने फोन को मोबाइल हॉटस्पॉट के रूप में कैसे उपयोग किया जाए।
उपकरण के लिए, यदि बजट अनुमति देता है तो दो मॉनिटर मानक होने चाहिए, साथ ही यदि आवश्यक हो तो एक डॉकिंग स्टेशन भी होना चाहिए।
कुछ कंपनियां या तो सभी पीसी या सभी मैक का उपयोग करती हैं, लेकिन अक्सर लोगों को अपना पसंदीदा ओएस चुनने देना बेहतर होता है।
उपकरणों और ब्राउज़रों का मिश्रण होने से आपकी साइट पर उन समस्याओं की पहचान करने में मदद मिल सकती है जिन्हें आप अन्यथा नहीं पकड़ सकते। किसी भी तरह से, सभी डिवाइसों को समान ऐप्स तक पहुंच होनी चाहिए।
एक स्पष्ट प्रौद्योगिकी नीति निर्धारित करने के लिए आईटी के साथ काम करें, जिसमें शामिल हैं:
- दो-कारक प्रमाणीकरण कैसे सेट अप करें या उस पर स्विच करें।
- व्यक्तिगत उपकरणों का उपयोग कब करें.
- मदद कैसे मांगे.
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7. सहयोग
विचारों को साझा करना प्रक्रिया का हिस्सा होना चाहिए। अच्छे विचार कहीं से भी आ सकते हैं और हर किसी को योगदान देने के लिए प्रोत्साहित होना चाहिए।
प्रतिक्रिया जल्दी और बार-बार प्राप्त करें। शुरुआत में लोगों को शामिल करें, जब आप निर्माण में बहुत अधिक समय खर्च करने से पहले स्वीकृति मानदंड परिभाषित कर सकते हैं या दिशा समायोजित कर सकते हैं।
बड़ी परियोजनाओं के लिए, जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, लॉन्च विवरण पर समन्वय करने के लिए रिलीज़ के समय फिर से चेक-इन करें, और संतुष्टि की पुष्टि करने या अंतिम समायोजन करने के लिए लॉन्च के बाद एक बार फिर चेक-इन करें।
बैठकों के लिए, टीमों को कम से कम मासिक बैठक करनी चाहिए। प्रबंधकों को साप्ताहिक रूप से प्रत्यक्ष रिपोर्ट और मासिक रूप से डॉटेड-लाइन रिपोर्ट या प्रमुख सहयोगियों के साथ मिलना चाहिए। समय-समय पर समीक्षा करें कि क्या बैठक की लय, एजेंडा और उपस्थित लोगों का अभी भी कोई मतलब है।
स्प्रिंट और चुस्त वर्कफ़्लो केवल डेवलपर्स के लिए नहीं हैं। प्राथमिकताएं बदलने पर वे एसईओ टीमों को लचीला बने रहने में मदद कर सकते हैं।
मासिक समीक्षा के लिए त्रैमासिक ओकेआर निर्धारित करें, साथ ही वार्षिक लक्ष्य भी निर्धारित करें जिन्हें आप पूरे वर्ष दोहराते हैं। इससे हर किसी को यह समझने में मदद मिलती है कि उनका काम व्यापक टीम उद्देश्यों से कैसे जुड़ता है।
8. बैठकें
प्रत्येक मीटिंग आमंत्रण में पहले से एक एजेंडा शामिल होना चाहिए ताकि उपस्थित लोग प्रश्न तैयार कर सकें, विषय जोड़ सकें और जान सकें कि उनसे क्या कवर करने की अपेक्षा की जाएगी।
दूरस्थ बैठकों को आकर्षक बनाए रखने के लिए, प्रस्तुतकर्ता को घुमाने या अपडेट के क्रम को बदलने पर विचार करें।
मीटिंग को ट्रैक पर बनाए रखने में मदद के लिए आप किसी को चैट संदेशों की निगरानी करने या प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए समय रखने के लिए भी नियुक्त कर सकते हैं।
तय करें कि क्या आपकी डिफ़ॉल्ट संस्कृति वीडियो चालू होगी या वीडियो बंद होगी।
जब कैमरे चालू होते हैं तो भागीदारी अक्सर बेहतर होती है, लेकिन जब लोगों को वीडियो बंद करने की आवश्यकता होती है तो लचीलेपन की अनुमति होती है – जैसे कि समय क्षेत्रों में शुरुआती बैठकों के दौरान, कम ऊर्जा वाले दिन, या आदर्श से कम कार्यस्थानों के दौरान।
शेड्यूल करते समय समय क्षेत्र का ध्यान रखें।
दोपहर की बैठकें अक्सर अमेरिकी तटों पर फैली टीमों के लिए सबसे अच्छा काम करती हैं, लेकिन वैश्विक टीमों को रचनात्मक ओवरलैप की आवश्यकता हो सकती है। एक साझा समय क्षेत्र कैलेंडर सहयोग के लिए सर्वोत्तम विंडो की पहचान करने में मदद कर सकता है।
सभी को अपने कैलेंडर अद्यतन रखने के लिए प्रोत्साहित करें। किसी के खाली होने पर पूछने के बजाय, उनकी उपलब्धता की जांच करने और सीधे निमंत्रण भेजने को मानक अभ्यास बनाएं।
अंत में, एक टीम अवकाश कैलेंडर बनाए रखें जिसे देखना और अपडेट करना आसान हो ताकि हर कोई आगामी छुट्टी के समय से अवगत रहे।
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9. घटनाएँ
समसामयिक व्यक्तिगत कार्यक्रम पूरी तरह से दूरस्थ टीमों के लिए भी मूल्यवान हो सकते हैं।
योजना बनाते समय, करने, सोचने, खाने और खेलने के लिए समय के साथ संरचित और असंरचित गतिविधियों का मिश्रण शामिल करें।
कुछ विचारों में शामिल हैं:
- एक टीम के रूप में एक उद्योग सम्मेलन में भाग लें।
- सहयोग के लिए छोटे समूहों को सम्मेलनों में भेजें, फिर पूरे समूह के साथ टेकअवे साझा करें।
- आंतरिक शिखर सम्मेलन के लिए मुख्यालय या किसी अन्य कंपनी स्थान पर जाएँ, और स्थानीय विशेषज्ञों से स्थानों और गतिविधियों की योजना बनाने में मदद करने के लिए कहें।
- एक वार्षिक रणनीति और योजना सत्र आयोजित करें जिसमें पिछले वर्ष पर विचार करने का समय शामिल हो।
- व्यक्तिगत सभा के लिए वोट करें या बेतरतीब ढंग से किसी स्थान का चयन करें।
10. प्रतिक्रिया
“कुछ सही कर रहे लोगों को पकड़ें” का सिद्धांत दूरस्थ टीमों पर भी उतना ही लागू होता है।
कम व्यक्तिगत बातचीत के साथ, सुसंगत और विचारशील प्रतिक्रिया और भी महत्वपूर्ण हो जाती है।
महान कार्य को दूर से पहचानने के कई तरीके हैं:
- नियमित या एकमुश्त प्रतिक्रिया.
- प्रशंसा और मान्यता के लिए सुस्त चैनल।
- ऐसे संदेश जो किसी व्यक्ति के प्रबंधक की नकल करते हैं जब वह कुछ अच्छा करता है।
- उपहार कार्ड या कंपनी स्वैग जैसे पुरस्कार।
- गैर-मौद्रिक पुरस्कार जैसे आधे दिन की छुट्टी, गर्मी के घंटे, या टीम मूवी दिवस।
- एक दिन के लिए नौकरी की अदला-बदली।
- किसी को अगला प्रशिक्षण या गतिविधि चुनने देना।
- सामान्य ज्ञान या भोजन चखने जैसी आभासी टीम-निर्माण गतिविधियाँ।
- छोटी जीत को बड़े लक्ष्यों से जोड़ना।
- प्रगति साझा करना, न कि केवल समाप्त कार्य।
- केवल सफलताओं को ही नहीं, बल्कि गलतियों और सीखे गए सबकों को भी स्वीकार करना।
- जीत का जश्न मनाने और सुधारों की पहचान करने के लिए बड़ी परियोजनाओं के बाद पूर्वव्यापी दृष्टिकोण चलाना।
दूरस्थ SEO को लंबे समय तक कारगर बनाना
एक मजबूत रिमोट एसईओ टीम बनाने के लिए सही टूल से अधिक की आवश्यकता होती है। इसके लिए स्पष्टता, विश्वास और निरंतरता की आवश्यकता होती है।
जब अपेक्षाएं, संचार और दस्तावेज़ीकरण सभी एक साथ काम करते हैं, तो आपकी टीम उस चीज़ पर ध्यान केंद्रित कर सकती है जो वास्तव में मायने रखती है: परिणाम लाना इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे कहां से काम कर रहे हैं।
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